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驗證專欄-食品安全管理系統之緊急情況的準備及應變

Apr. 1 2020

BureauVeritas,為全球檢測、檢驗與驗證的國際知名符合性評估及驗證服務供應商,近期推出管理系統技術性文章與驗證專欄,協助您深入了解各項管理系統。

(文:林彥銘)

引言

在食品行業,商家在營運上除了希望生意興隆,另外就是希望全年風平浪靜。但近年的食安風波、自然災害無情來襲、公共衛生問題等,都為消費者及商家造成衝擊。食品商家除了提前做好風險管理,並需要為各種可能出現的內外部緊急情況做出準備。

本文章主要概述在食品行業可能出現的緊急情況,以及有關的準備及應變方案。

什麼是緊急情況?

就食品安全管理系統以言,緊急情況是指任何可為與組織在食品供應鏈中的相關角色(即上游或下游)帶來食品安全影響的緊急情況及事故。

根據食品安全管理系統(ISO 22000:2018)條文8.4.1,組織必須確保備有程序以應變上述的緊急情況。相關文件化資訊必須建立及維護以便管理緊急情況及事故。

在食品行業,可能出現的緊急情況及事故包括下列:

1. 天然災害 (例: 地震、水災、颱風、乾旱、熱浪)

2. 環境事故 (例: 火災、爆炸、化學物洩漏)

3. 生物恐怖主義

4. 工作場所事故(例: 塵爆)

5. 突發公共衛生事件 (例: 三聚氰胺、塑化劑、重用回收油之食品安全問題; 流行性感冒、H1N1、SARS、COVID-19等疫情)

6. 其他事故如基礎設備供應中斷,例如水、電或冷藏供應中斷

這些緊急情況的出現,都可能對食品安全造成影響。茲舉數例如下:地區乾旱導致地方政府發布限水令,使得生產用水、清潔、如廁後沖水及洗手等活動都會受到影響; 或是倉庫擺放大量麵粉,因管理不當導致粉塵飛揚,在高溫下造成塵爆,使得原物料受到污染; 亦或颱風來襲,導致水災及停水停電、原物料及成品受洪水污染、需溫度控制的冷藏品因此滋生細菌而變質; 出現傳染病疫情,患病員工或在潛伏期的員工有可能在生產工場內散播病毒,同時污染環境、設備及食品。

緊急情況及事件的處理

面對緊急情況及事件,組織該怎樣應對? 在食品安全管理系統(ISO 22000:2018)條文8.4.2即有說明,茲節錄並說明如下:

組織應:

a.透過以下動作對應實際緊急情況及事故:

  1. 確保確定適用的法律和法規要求
  2. 內部溝通
  3. 外部溝通(例: 供應商、客戶、相關當局、媒體)

[解說: 當緊急情況及事故出現時,組織應按適用的法律和法規執行。在食品行業中,為因應食安問題需要進行產品召回(Product Recall)的動作。在台灣,食品安全衛生管理法第五十二條第三項,為食品及其相關產品回收銷毀處理辦法訂定做法。同時,組織也需要通知相關內部部門進行不合格品處理(ISO 22000: 2018條文8.9.4.3),並通知相關供應商、客戶、相關當局及媒體。如產品為出口,就需要聯絡出口商及各分銷商。有關產品召回(Product Recall),會在下一段落詳談]

b.採取行動以減少緊急情況之後果,適合於各大小緊急情況或事件以及潛在的食品安全影響

[解說:採取行動可包括任何防堵、攔截或銷毀已受影響食品、暫停使用受影響原材料,以避免被挪用,並控制緊急情況重覆發生等。此時,組織建立的可追溯性系統(Traceability System)將可發揮功能並輔助以上行動執行的有效性和效率。可追溯性系統的建立及執行,需參考ISO 22000: 2018條文8.3。]

c.可行的定期性測試程序

[解說: 緊急狀況應變必須定期測試(或稱為演練)。測試程序應列明其對象(What)、目的(Why)、場所(Where)、時間及頻率(When)、參與人士(Who)及如何去做(How) (5W1H)。定期測試的目的,是讓組織了解緊急狀況應變是如何操作,以及相關系統及設備是否運作正常。]

d. 發生任何事故、緊急情況或測試後,應審查並在必要時更新文件化資訊

[解說: 當任何事故、緊急情況或進行測試後,相關文件化資訊(如記錄、程序書、聯絡人名單及緊急電話簿等)需要進行審查,以確保其合適於組織的運作。]

產品召回

根據ISO 22002-1:2009 食品安全前置方案–食品製造,條文3.17,產品召回意指不符合產品因不符合特定標準,因此需要從市場、貿易及倉庫、配送中心及/或客戶之倉庫清除。

食品行業出現的產品召回原因主要分為1)品質 或 2) 食品安全兩大類。而資訊來源可能是來自國內外食品及衛生福利機關、貿易商、及客戶。對於不同國家的食品安全資訊,部分國家食品及衛生福利機關網站會提供新聞及警報(news and alert)訂閱。能讓組織及時取得官方最新食品安全資訊。

組織在參考國內外的召回事件或食品安全問題時,除了要確認該食品在組織的適用性,還需要追溯供應鏈的上游(如供應商)及下游的符合性狀態以防止組織及下游(如客戶)受到食品安全的影響。另外,當頻繁出現同批產品的食品安全的客戶投訴時,也是一個潛在啟動產品召回的警示。

食品行業執行產品召回時需依據以1) 法律法規 2)組織適用的國際標準如ISO 22000 3)組織規定程序。以下是以ISO 22000:2018 條文8.9.5的說明。

ISO 22000 條文8.9.5要求,組織應確保聘任合資格人員啟動及進行召回行動,以確保即時撤回/召回任何被鑑定為潛在不安全的最終產品批次。在此,“食品及其相關產品回收銷毀處理辦法"內第八條就提及“責任廠商應依回收物品對民眾健康可能造成之危害程度,依下列三個等級,自行訂定回收級別,辦理回收”。三個等級是按產品對人體影響的嚴重程度分等。

組織應為以下項目建立及維護文件化資訊 :

a) 通知相關利害相關者(例如:法令和法規主管機構、客戶及或消費者)

b) 撤回/召回之產品、仍有庫存的產品處理

c) 執行要採取的行動順序

撤回/召回之產品、仍有庫存的產品應依條文8.9.4.3不合格品之處理保管及控制。同時,撤回/召回之原因、程度及結果應保存文件化資訊,並報告最高管理階層作為管理審查的輸入項目之一。

有關撤回/召回的文件化資訊維護及保存,除了按以上條文8.9.5所要求外,並包括食品及其相關產品回收銷毀處理辦法內所提及的事項(例如:回收銷毀程序之計畫書、回收進度報告)。

組織應透過使用合適的技巧確認撤回/召回的可執行性及有效性,並應保存文件化資訊。最常用的技巧就是模擬撤回/召回(Mock withdrawal / recall)或撤回/召回演練(即是紙本上的撤回/召回練習)。於進行撤回/召回練習時,組織可自訂程序書明訂方法及頻率。部分組織更會要求練習需要在時限內完成。另外,撤回/召回練習更可分為向上溯源性 / 向下溯源性(upstream / downstream traceability),即是由原料供應端至客戶端展開追溯或由客戶端回溯到原料供應端。

不管是緊急應變演練或撤回/召回演練,演練的重要性是讓相關負責及參與者熟習緊急應變程序、測試緊急應變程序,及從中找出緊急應變程序的弱點以便改善現行之緊急應變方案。

以上有關緊急情況的準備及應變的說明,希望能喚醒各食品行業對此的關注,以備不時之需。

作者簡歷

  • 台灣衛理國際品保驗證股份有限公司-稽核員