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驗證專欄-淺談如何確保能力之要求正確使用於管理系統

Sep. 10 2020

(文:顏晟容)

管理系統中要能有效運作,人是一項相對重要的資源,而人員能力的部分也是今日組織或企業興衰的主要關鍵因素,所以對於組織最重要的管理工作之一,不外乎就是要確保人員對於相關能力上之需求,促使管理系統發揮最大的效益;因此如何確保人員能力,是非常重要的作業,因而就此文章中,望能與各位讀者分享有關能力之要求,並探討在實務中的作法與觀點。

就稽核活動於「能力」章節的過程中發現,常見的組織管理系統問題點如下:
1. 只能以「訓練」活動來滿足人員能力要求。
2. 無明確的執行及使用職能分析方法,分析發展出完整的職能基準以為後續能力要求之訂定。
3. 各角色都需要配有一個能力的要求;或主觀的認為重要才規劃其能力的要求,導致沒有正確方向來規劃其能力要求。
4. 常忽略對其影響系統績效與有效性的相關人員進行規劃的重要性。

而近期管理系統中,在於能力(competence)此章節,要求組織應決定人員之必要的能力、確認工作之勝任度、採取行動取得必要勝任能力與最後留存人員的勝任狀態之文件化資訊。

到底該如何建立能力要求於管理系統?以及解決以上問題呢?首先ISO中所定義之「能力」為運用知識與技能達成預期結果之能力,所以要建立能力要求,組織可以運用內部對工作分析的結果與狀態,如細部的職務或工作說明書等,其所定義出的工作職稱及職位、責任、職責、工作條件/屬性及上下屬等關聯性資訊,目前勞動部動力發展署為協助提升產業所需人才素質,提升我國人才培訓體系之運作效能,建置職能發展應用平台iCAP 網站,以職能分析方法,分析發展出完整的職能基準,說明各項職務之主要職責、工作任務等工作內涵,以及工作產出、行為指標、知識、技能與態度等能力內涵,提供組織免費下載。在運用工作分析或職務調整時,訂定細部的職務或工作說明書等,組織可參考與比對。

過程須考量以會直接影響系統績效與有效性的相關人員為主(例如. 檢驗/稽核人員、專業法規鑑定與評估人員、風險與機會評估執行人員等,都可以是影響系統績效與有效性的相關人員),才能適當的鑑別各角色所需之知識及技能,組織主要還是以此基礎來決定需要或不需要,而不是任何的角色都需要有所謂的人員能力之要求。

根據該職務/位要如何做,確認相關角色達到這些期許的績效標準,需要具備的知識及技能,要達到什麼樣的效益,過程應適當考量,其相關的教育、訓練、資格、經驗以及維持能力必須的複訓等;實際執行的部分案例包括以往工作經驗證明、實際現場操作及核可、相關證照取得、直接僱用或委外勝任人員均為認可能力之方法,因此能力在管理系統中,不是僅有訓練一途;以上過程之建置與彙整,可以參考相關工具模式(如. 職務與能力矩陣與能力評估準則等)進行之。

前文所提及的這些所採取行動的過程,依照能力要求來進行能力評估與能力盤點,確認有效性的展現;進一步知道這些行動是否確實達到其目的及成效,其訓練評估與考核的方法很多,包含可能的口試、筆試測驗、心得報告、實作考核等,都是可以採用的方法,最終才能真正確認是否滿足其角色於相關作業所需所具備的知識及技能,並留下所有過程之文件化資訊,以利後續檢視、調整與重新規劃等之用。

建立了各項職務說明與能力要求,明訂職責與工作內容,以及所需的知識及技能之能力要求並通過考核,組織就可根據職務說明與能力要求,有效的進行工作的安排及人力的配置、完成任務、達成目標及符合管理系統要求。

結論:

人是組織或企業營運最重要的資產,所以選才、育才、用才、留才這些人力資源管理的相關工作是成功營運的關鍵,所以組織最重要的工作之一,就是確保人員相關能力。組織可以有效地運用管理系統中,規劃建立能力規範與教育訓練體系,在滿足系統要求的同時,也能藉由能力與培訓管理的制度、工具與方法,有效提升與確保企業的核心競爭能力。

綜合以上,其確認該角色要是否達到組織所期許,以滿足系統績效之標準及有效性為目標,所需要那些知識、技能與態度;同時以此決定這些知識、技能與態度,要達到什麼樣的水準或程度之規劃,最後須評估所規劃行動的有效性,確保滿足其角色於相關作業所需所具備的知識及技能,達成管理系統運作過程決定與提供所需能力之要求。

作者簡歷

  • 台灣衛理國際品保驗證股份有限公司-主導稽核員